Der Verwaltungsbeirat: Ein Ehrenamt nicht ohne Risiken

Der Verwaltungsbeirat ist ein Organ, das eine Eigentümergemeinschaft und deren Verwalter bei der Betreuung des Wohneigentums unterstützt. Er hilft dem Verwalter bei der Ausübung seiner Aufgaben – übernimmt aber auch die Haftung für Fehler. Die Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH (WHS), Teil des Vorsorge-Spezialisten Wüstenrot & Württembergische (W&W), zeigt, warum ein Verwaltungsbeirat sinnvoll ist und welche Risiken es gibt.

Ein Eigenheim in Form einer Eigentumswohnung zu besitzen ist beliebt. Käufer einer Wohnung treten einer Gemeinschaft bei, die das gemeinsame Eigentum betreut, die sogenannte Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie trifft sich in der Regel einmal im Jahr, unter anderem um vom gewählten Verwalter über Neuerungen und Veränderungen informiert zu werden, wichtige Entscheidungen zu treffen und den Wirtschaftsplan zu beschließen. Der Verwalter trägt dabei die Hauptverantwortung. Gleichzeitig ist er die zentrale Informationsquelle für die anderen Eigentümer. Hier kann der Verwaltungsbeirat eine Hilfe sein: einerseits kann er den Verwalter in seinen Aufgaben unterstützen und andererseits für die Miteigentümer ein zusätzliches Informations- und Prüforgan sein. Die Eigentümerversammlung kann Eigentümer in dieses Ehrenamt wählen.

Die Pflichten eines Verwaltungsbeirats können individuell gestaltet werden

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) legt die wichtigsten Aufgaben des Verwaltungsbeirats fest. Darunter fallen die Unterstützung des Verwalters bei der Durchführung seiner Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG), die Überprüfung des Wirtschaftsplans, der Abrechnung über den Wirtschaftsplan sowie der Rechnungslegungen und Kostenanschläge (§ 29 Abs. 3 WEG) oder das Ab- beziehungsweise Zuraten zur Genehmigung der Abrechnungen des Verwalters bei der Wohnungseigentümerversammlung (§ 29 Abs. 3 WEG).

Wie genau die Unterstützung des Verwalters durch den Beirat aussehen soll, definiert das WEG nicht. Das Wohnungseigentumsrecht erlaubt es allerdings, dass die Beteiligten freie Vereinbarungen miteinander treffen: So können die Eigentümer dem Verwaltungsbeirat beispielsweise die Aufgabe zur Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums oder die Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung der Eigentümerversammlung zusprechen.

Neben der Unterstützung des Verwalters gehört die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung und von Rechnungsbelegen zu den wichtigsten Aufgaben des Beirats. Hierbei ist es ratsam, ein Protokoll anzufertigen, indem der Ablauf und das Ergebnis festgehalten sind. So ist der Prüfungsvorgang für die anderen Eigentümer transparent. Ihre Aufgaben sollten Verwaltungsbeiräte sehr sorgfältig wahrnehmen, denn aus einer harmlos erscheinenden Tätigkeit, kann schnell teurer Ernst werden. In einem Fall wurde ein Verwaltungsbeirat beispielsweise auf 10.000 Euro Schadensersatz verklagt. Er winkte die Jahresabrechnung jahrelang durch, doch die Kasse stimmte nicht. Die fehlenden 10.000 Euro forderten die anderen Eigentümer anschließend zurück.

Dieses Ehrenamt ist mit Vorsicht auszuüben

Generell ist der Verwaltungsbeirat haftbar, wenn er seine Aufgaben nicht mit ordnungsgemäßer Sorgfalt bearbeitet. Da Verwaltungsbeiräte nicht unbedingt über das nötige Fachwissen verfügen, gilt als Richtwert der objektive Fachwissensstand eines ordentlichen, interessierten, gewissenhaften ehrenamtlich tätigen Beraters und Prüfers. Verwaltungsbeiräte haften dabei stets nur für sich selbst. Doch das Haftungsrisiko kann gesenkt werden. Hierzu können Haftungsausschluss- und Entlastungsvereinbarungen mit der Eigentümergemeinschaft getroffen werden. Durch eine Beschränkung haftet der Verwaltungsbeirat nur noch bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten. Leicht fahrlässiges Verhalten ist hierdurch geschützt. Was als leicht oder als grob fahrlässiges Verhalten angesehen wird, entscheidet sich häufig im Einzelfall. Durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung kann der Verwaltungsbeirat auch entlastet werden. Diese Entlastung kann allerdings vor Gericht angefochten werden. Weiterhin kann einer Haftung durch eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung entgangen werden. Die Versicherung übernimmt dann in allen Fällen der fahrlässigen Schadensverursachung die Regulierung der Schäden. Nur für vorsätzliches Verhalten haben die Mitglieder des Verwaltungsbeirats selbst einzustehen.

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    Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei seinen Aufgaben, übernimmt aber auch Haftung für Fehler. Foto: Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH.

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