Neujahrsputz – Aufbewahrungsfristen von wichtigen Dokumenten

ARAG Experten mit Tipps zur Ordnung bei Verträgen, Rechnungen, wichtigen Papieren

Gute Vorsätze zum neuen Jahr haben oft eine überschaubare Halbwertzeit. Doch endlich Ordnung in die eigenen Dokumente zu bringen ist ein Vorhaben, das sich lohnt: Der Berg von Papieren in der Schreibtischschublade oder im Schuhkarton ganz hinten im Regal sollte tatsächlich ab und zu gesichtet werden. Oft stellt sich dann die Frage, „Kann das weg oder muss ich das aufbewahren?“ ARAG Experten kennen die Antworten.

Frühjahrsputz in den Papieren

Täglich flattert Post ins Haus und der private Papierberg wächst und wächst. Da kann es schon mal schwer fallen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Damit die Papierberge nicht zu hoch wachsen, sollte man einmal im Jahr einen Blick in die Ordner werfen und zum Beispiel alte Rechnungen oder Kontoauszüge aussortieren. Dabei ist allerdings zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen als andere. Also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht.

Dokumente nicht einfach in den Hausmüll werfen

Immer wieder nutzen Gauner und Betrüger private Informationen für ihre Machenschaften. Deshalb ist stets Vorsicht geboten: Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Im Büro- und Elektrohandel gibt es Aktenvernichter, die für den privaten Haushalt geeignet sind, schon für wenig Geld.

Warum Handwerkerrechnungen gesammelt werden müssen

Auch für scheinbar Nebensächliches können offizielle Aufbewahrungsfristen bestehen. Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück sind beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der verstärkten Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Auch wenn in Einzelfällen Ausnahmen gelten können, reicht es in der Regel aus, folgende Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Praxistipp: Doppelt hält besser

Oft ist es sinnvoll, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen und diese getrennt vom Original zu hinterlegen. Um sich für den Fall eines Einbruchs oder Hausbrands abzusichern, lässt sich für die Originale ein Safe oder Bankschließfach nutzen. Gut aufbewahrt werden sollte auch eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen. Diese Aufstellung hilft laut ARAG Experten der Hausratversicherung im Schadensfall, die Kosten zu beziffern.

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